Retour d’expérience sur une facilitation alignée avec les planètes de l’actualité. Le 8 mars 2023, journée internationale des droits des femmes doublée d’une journée nationale de grève contre la réforme des retraites. Et voilà que ce jour là j’accueille un groupe de 8 dames pour une formation de préparation à la retraite. Qui dit mieux ! J’aurais voulu le faire… Un moment de grâce et d’apprentissages surprenants, heureusement, le facilitateur se doit d’être un professionnel doué de suprenabilité !
Contexte, cadre et déroulé de cette facilitation par l’intelligence collective
Je suis tenu par la règle de confidentialité, je ne peux partager que des éléments sur l’organisation de cette intervention, sur le contenu sans citer aucun nom ni dévoiler les recettes maison des ateliers bien entendu.
Cette facilitation se déroule dans le cadre de l’information sur la retraite que les entreprises délivrent auprès de leurs salariés. Une part d’information est obligatoire, processus administratif du dossier individuel, calculs des droits, points d’accès aux informations légales et aux conseillers, etc. Cette information pourrait être transmise de façon descendante uniquement, par exemple en déroulant un diaporama. Mais certaines entreprises choisissent de délivrer cette information sous forme d’une animation qui rend ce moment plus convivial, parfois pédagogique, voire réflexif, et pourquoi pas co-constuctif ! C’est au regard d’une approche réflexive et co-constructive que la facilitation par l’intelligence collective a sa carte à jouer.
En distanciel. Cette formation devait se dérouler en présentiel, mais… les avis de grève et le fait que certaines participantes se désinscrivaient de la formation car elles auraient du prendre les transports, la DRH a proposé de dérouler la formation en distanciel. Voilà un des avantages des périodes de confinement (…) pendant lesquelles nous avons eu a transposer les supports et les déroulés pédagogiques pour les animer par visioconférence. Ils sont maintenant disponibles pour le présentiel comme pour le distanciel.
Une formation sur deux journées. Un tissage d’apports d’informations par des experts et des ateliers animés par un facilitateur par l’intelligence collective. L’objectif est que les participants – reçoivent ou obtiennent les informations dont ils ont besoin pour leur dossier retraite – enrichissent leur point de vue et qu’ils soient encore plus acteur de cette transition dans leur vie – repartent avec un plan d’actions concrètes pour leurs prochains pas vers leur retraite.
Les quatre experts apportent des informations sur la retraite (histoire, dispositif, organismes, calculs, etc) et le dossier administratif à constituer, sur la gestion de patrimoine, sur la prévention santé, et sur les aides sociales.
Le facilitateur anime les ateliers par l’intelligence collective qui proposent des réflexions individuelles, des partages en binômes, des discussions et des élaborations en petits groupes, des restitutions, des discussions et des débriefings en grand groupe.
L’hybridation d’apports d’informations d’experts avec des ateliers facilités par l’intelligence collective
Dans cette formation de préparation à la retraite, les matières premières des réflexions et des discussions sont les besoins individuels des participants au sujet de leur retraite, les apports des experts, les idées et les prises de conscience qui émergent dans les ateliers d’échanges. Une autre fois j’évoquerai ici ce qui rend cette matière première, le contenu porté par les participants, sujette à l’intelligence collective. Ou autrement dit, quel est le processus qui enclenche l’intelligence du groupe ? Dans le jargon des facilitateurs on appelle symboliquement ce processus le « diamant de la facilitation ». Qui se traduit concrètement par des interactions spécifiques entre les membres du groupe qui produisent de ce fait : divergence -> émergence -> convergence. Cela ne suffit pas en soit pour mettre le diamant en lumière, bien évidemment certaines conditions sont nécessaires, mais je traiterai ce sujet une autre fois…
De séquences d’apports d’experts en séquences d’ateliers, il se produit plusieurs phénomènes. Évidemment, le niveau d’information au sujet de la retraite augmente pour chaque participant. Le dossier administratif qui répond au “quand comment combien” fixe fermement l’attention au début. Puis la prévention santé, le gestion du patrimoine, les aides sociales, augmentent progressivement la surface d’appui pour élaborer ce qui devient un projet de vie à la retraite. En ce qui concerne la facilitation des ateliers par l’intelligence collective, c’est au niveau de l’implication individuelle et de la dynamique du groupe qu’il se produit des phénomènes remarquables. Chacun à sa façon participe de plus en plus activement, petit à petit le groupe se reconnaît lui-même, réfléchit et agit en tant que tel, tout ce qu’il produit sert au moins à une personne et souvent offre à tous un regard nouveau et enrichissant sur tel ou tel sujet qui les concerne.
De cette hybridation, entre des apports d’une matière complexe (législation et dispositif administratif, santé, patrimoine, aides sociales, etc) articulée avec des préoccupations et/ou des intérêts individuels, et des ateliers de partages réflexions élaborations facilités par l’intelligence collective, la dynamique collective produit de façon singulière une trame de compréhension pour tous, de soutien mutuel et de co-construction de pistes d’actions concrètes adaptées à chacun.
Débriefing de la facilitation par l’intelligence collective
En effet, tout « bon facilitateur » profite d’un moment de recul, à la suite de son intervention, pour faire le point avec lui-même sur ce qui s’est passé pendant son intervention.
Je rappelle qu’une intervention de facilitation s’enclenche au premier contact avec le commanditaire et se termine à la fin du débriefing de l’intervention. Entre ces deux balises, une intervention de facilitation par l’intelligence collective se déroule en 4 phases : le cadrage de la demande, la conception de la facilitation, l’animation de la facilitation, et le débriefing. Là encore, je parlerai plus en détail du déroulé et de ses 4 phases un jour prochain… Je rappelle aussi que du point de vue du facilitateur, le débriefing s’inscrit dans la (pas si) droite ligne de l’amélioration de sa pratique.
Pour le débriefing, ou plus précisément l’auto-débriefing, j’utilise souvent une technique toute simple que je ne suis pas le seul à appeler “positif-différent-idées”. Oui, je précise auto-débriefing car dans la phase de débriefing il peut aussi y avoir un volet débriefing du résultat avec le groupe facilité et/ou avec le commanditaire, un volet débriefing de l’intervention avec les éventuels co-facilitateurs, et un volet débriefing en supervision.
Technique de débriefing Positif Différent Idées pour la facilitation par l’intelligence collective
Donc, positif-différent-idées. Il s’agit de poser, de réfléchir, à ce qui a pu être positif, ce qui a bien marché dans la facilitation. Puis de poser et d’analyser ce qui a moins bien ou pas fonctionné et comment il serait possible de faire différemment une prochaine fois. Gardons aussi à l’esprit que pendant l’intervention de facilitation et pendant la phase positif-différent du débriefing, il peut émerger de précieuses idées, à savourer sur place et/ou à emporter pour creuser ou tester ultérieurement.
Pour le positif de cette intervention du 8 mars 2023 qui s’est déroulée sur deux jours : la facilitation s’est déroulée en distanciel par visioconférence ce qui a permis de passer à travers les transports parisiens en grève ; la visioconférence a assez bien fonctionné avec seulement deux trois coupures ou quelques moments de vidéo ou d’audio dégradés, mais tout le groupe a joué le jeu ; j’ai pris sans doute plus de temps que d’habitude pour : – la mise en place des règles et des droits pour le fonctionnement du groupe – sans faire l’impasse qu’en ce jour particulier, ça serait un homme au service d’un groupe de femmes (bon, là il fallait bien, je me suis fait un peu chambrer mais cela a crevé joyeusement le non-dit et installé une bonne ambiance !) – et pour accueillir les inquiétudes liées à l’incertitude de l’avenir, même proche, concernant les retraites de ces dames (certaines ont du reporter leur date de dossier à septembre…) ; je crois que les partages au sujet des inquiétudes ont galvanisé la dynamique du groupe qui s’est mise en route plus rapidement que pour d’autres sessions ; j’ai franchement laissé faire la moindre conversation qui émergeait, ces personnes ont rapidement démontré qu’elles savaient utiliser leur temps de discussion à cogiter partager inventer des bons tuyaux et du soutien mutuel.
Différent : une partie du groupe était installé sur site dans une même salle et leurs ordinateurs de bureau avaient des comportements instables au niveau audio, à l’avenir il faudrait prévenir ce genre de situation avec peut-être une personne ressource technique sur site ; cette même partie du groupe avait tendance à s’interpeler directement entre elles, ce qui cause un décalage avec les autres membres du groupe qui sont chacune chez elle, une prochaine fois j’adresserai une indication au groupe pour prévenir ce risque de décalage ; une personne a pris de la distance dans les derniers ateliers, je ne sentais(*) pas de challenger son argument “pour moi c’est tout réfléchi”, mais vu la bonne ambiance, la prochaine fois je tenterai bien un moyen sympathique pour proposer au groupe de se demander ce que ça lui fait qu’une de ses membres tienne de propos, ou, ce qu’il pourrait faire pour aller chercher ce qu’il en est de l’implication de cette membre-là.
Idées : la première idée qui m’est venue c’est d’écrire cet article, ça c’est fait ; je savais que cela me donnerai un autre regard sur cette intervention, mais je ne m’attendais pas à ce que cela me donne envie d’en dire plus, notamment sur le diamant de la facilitation par l’intelligence collective ; penser à mettre à jour le document des bonnes pratiques en distanciel (-> prévoir un support technique pour les personnes sur site) à destination du commanditaire ; concevoir un document structuré pour collecter les demandes des participants auxquelles on ne peut répondre qu’ultérieurement.
Pour la petite histoire des profils, des besoins, de la production des participants et des évaluations de cette formation retraite facilitée par l’intelligence collective
Ages : 59 ; 58,5 ; 58 ; 60 ; 58 ; 58
Métiers : Gestionnaire de compte ; Responsable de maîtrise d’ouvrage ; Conseillère clientèle entreprise ; Coordinatrice projets ; Cadre service informatique ; Processus et pilotage MOA
Attentes : Voir plus loin / rester en forme / continuer à bouger / avoir des objectifs à la retraite ; Comprendre comment le dossier retraite s’enclenche / rester en forme / comprendre le statut d’aidant à la retraite ; Avoir des infos pour rester en forme pendant sa retraite / faire partie d’une association en tant que retraitée ; Comment faire pour mettre en place son dossier retraite ; Être aiguillée sur la constitution du dossier retraite / démarche à suivre pour s’installer à l’étranger en tant que retraitée / les frais de santé à l’étranger ; Des informations administratives et techniques sur le dossier retraite / toutes les bonnes idées pour les occupations à la retraite.
Productions (premier point du plan d’actions) : La semaine prochaine, je prends contact pour l’entretien individuel avec le conseiller retraite. ; Ce soir je continue mes cartons de déménagement, dès demain je mange équilibré et je m’inscris à la piscine ! ; Je prends contact avec le conseiller retraite pour obtenir un rendez-vous pour mon entretien individuel. ; D’abord je ne change rien, demain soir je dîne chez des amis, et en septembre je lance les démarches administratives. ; Dans quinze jours je pars en vacances, et je vois ce dossier retraite à mon retour, prendre son temps, c’est ça aussi la retraite, autant commencer maintenant. ; J’attends septembre pour connaître ma date de départ à la retraite. Je vais utiliser mon CPF pour suivre des cours pour des activités dont j’ai toujours rêvé.
Évaluations : Recommandez-vous cette formation 83% oui ; Apports d’experts 93% positif ; Ateliers d’échanges 90% positif ; Évaluation globale de la formation 91,7% positif